Nebenkostenabrechnung: Muster mit durchgerechnetem Beispiel
Ein vollständiges, kommentiertes Muster einer Nebenkostenabrechnung — mit echten Zahlen, allen gängigen Umlageschlüsseln, Heizkosten nach Heizkostenverordnung und CO₂-Aufteilung.
Viele Muster im Internet zeigen nur leere Tabellen. Hier sehen Sie stattdessen ein komplett durchgerechnetes Beispiel, an dem Sie jede Zeile nachvollziehen können. Wenn Sie eine leere Vorlage zum Ausfüllen suchen, finden Sie diese auf der Seite Nebenkostenabrechnung-Vorlage (PDF und Word).
Das Beispielobjekt
Ein Mehrfamilienhaus mit drei Wohnungen und 260 m² Gesamtwohnfläche. Abgerechnet wird die Wohnung im 1. Obergeschoss: Mieter „Familie Weber“, 90 m², ganzjährig bewohnt von 2 Personen. Die Familie zahlt 220 € Vorauszahlung im Monat, im Jahr also 2.640 €. Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr — nach §556 Abs. 3 BGB dürfen es höchstens 12 Monate sein.
Die Abrechnung im Überblick
| Kostenart | Gesamtkosten | Umlageschlüssel | Anteil Weber |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 574,80 € | Wohnfläche 90/260 | 198,97 € |
| Wasser/Abwasser | 918,42 € | Wohnfläche 90/260 | 317,91 € |
| Müllbeseitigung | 486,00 € | Personenmonate 24/84 | 138,86 € |
| Aufzug | 612,00 € | je Einheit 1/3 | 204,00 € |
| Sach- und Haftpflichtversicherung | 991,25 € | Wohnfläche 90/260 | 343,12 € |
| Gartenpflege | 447,90 € | Wohnfläche 90/260 | 155,04 € |
| Hauswart | 655,50 € | Wohnfläche 90/260 | 226,90 € |
| Beleuchtung | 187,26 € | Wohnfläche 90/260 | 64,82 € |
| Schornsteinfeger | 118,00 € | je Einheit 1/3 | 39,33 € |
| Heizung/Warmwasser | 4.850,00 € | HeizkostenV: 60 % Verbrauch, 40 % Grundkosten | 1.573,95 € |
| CO₂-Kostenanteil Vermieter (Entlastung) | −232,16 € | CO2KostAufG, Stufenmodell | −75,34 € |
| Summe Anteil Familie Weber | 3.187,56 € | ||
| ./. Vorauszahlungen (12 × 220,00 €) | 2.640,00 € | ||
| Nachzahlung Familie Weber | 547,56 € | ||
Die einzelnen Blöcke erklärt
Wohnflächenschlüssel: der gesetzliche Standard
Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Versicherung, Gartenpflege, Hauswart und Beleuchtung werden hier nach Wohnfläche verteilt. Das ist der gesetzliche Regelschlüssel nach §556a Abs. 1 BGB, wenn der Mietvertrag nichts anderes bestimmt. Die Rechnung ist immer gleich: Gesamtbetrag × 90 / 260. Bei der Grundsteuer also 574,80 € × 90 / 260 = 198,97 €. Alle Kostenarten müssen als Betriebskosten im Sinne des §2 BetrKV im Mietvertrag umgelegt sein.
Personenmonate: fair bei unterschiedlicher Belegung
Die Müllbeseitigung wird in diesem Haus nach Personen verteilt — das ist zulässig, wenn es so vereinbart ist, und oft gerechter, weil Müll von Menschen und nicht von Quadratmetern verursacht wird. Gerechnet wird in Personenmonaten: Familie Weber wohnt mit 2 Personen 12 Monate im Haus, das sind 24 Personenmonate. Alle Bewohner zusammen kommen auf 84 Personenmonate. Der Anteil beträgt also 486,00 € × 24 / 84 = 138,86 €. Der Vorteil dieses Schlüssels: Ein- und Auszüge während des Jahres werden automatisch monatsgenau erfasst.
Je Wohneinheit: wenn alle gleich profitieren
Aufzug und Schornsteinfeger werden hier zu gleichen Teilen auf die drei Wohnungen verteilt (je 1/3). Dieser Schlüssel bietet sich an, wenn der Nutzen für alle Einheiten gleich ist. Beim Aufzug ergibt das 612,00 € / 3 = 204,00 €, beim Schornsteinfeger 118,00 € / 3 = 39,33 €. Auch hier gilt: Der Schlüssel muss dem Mietvertrag entsprechen.
Heizung und Warmwasser: die Heizkostenverordnung
Die 4.850,00 € für Heizung und Warmwasser dürfen nicht einfach nach Fläche verteilt werden. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass 50 bis 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch abzurechnen sind, der Rest als Grundkosten nach Wohnfläche. In diesem Haus ist der übliche Split von 60 % Verbrauch und 40 % Grundkosten vereinbart. Familie Weber hat überdurchschnittlich viel verbraucht und trägt deshalb 1.573,95 € — mehr, als ihr reiner Flächenanteil ergeben würde. Wie diese Rechnung im Detail funktioniert, erklärt die Seite Heizkostenabrechnung.
CO₂-Kostenaufteilung: die Entlastung des Mieters
Seit 2023 teilen sich Mieter und Vermieter die CO₂-Kosten der Heizung nach einem Stufenmodell: Je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto größer der Vermieteranteil. In unserem Beispiel trägt der Vermieter 232,16 € der CO₂-Kosten des ganzen Hauses. Auf Familie Weber entfällt davon eine Entlastung von 75,34 €, die von ihrem Heizkostenanteil abgezogen wird — deshalb steht die Zeile mit Minuszeichen in der Abrechnung.
Der Abschluss: Vorauszahlungen und Saldo
Alle Anteile zusammen ergeben 3.187,56 €. Davon werden die geleisteten Vorauszahlungen von 2.640,00 € abgezogen. Es bleibt eine Nachzahlung von 547,56 €. Denken Sie an die Frist: Die Abrechnung muss der Familie Weber spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§556 Abs. 3 BGB), sonst ist die Nachforderung verloren. Umgekehrt hat der Mieter nach Zugang 12 Monate Zeit für Einwendungen.
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